为实现会计档案管理“真实性、完整性、可用性、安全性”要求，物供中心财务管理抓住山东能源电子会计档案凭证管理系统建设的有利时机，加快数据录入、分类建档等基础性工作，助推财务管理水平上档升级。

物资供应中心业务横跨山东、山西、陕西、内蒙古四省，省内驻矿处供应站１２个，驻外供应站７个，会计纸质档案存在存放地点分散、管理不集中的弊端，不便于会计档案的调阅监督审查工作。发票、合同、会计凭证等会计档案资料繁多，年装订凭证４２０本，纸质档案翻找大大增加了档案检索查阅的时间。

基于纸质档案管理现状，物供中心利用山东能源电子系统上线契机，大力推广电子档案系统数字化建设。开展电子档案系统培训，讲解使用功能和操作流程，梳理财务业务和档案资料，分类型分地点建立１４个档案库，将本部以及供应站档案全部纳入电子会计档案系统，细化档案管理，建立类别明细档案，通过精细分类使得档案检索过程变得更加高效和便捷，可随时随地查阅电子会计档案。

电子会计档案的启用，让物供中心实现了会计档案从收集、鉴定、整理归档、保管、利用到销毁的全生命周期数字化管理，且极大增强了数据的准确性和可信度，有效提高了财务管理水平，为内部审计、财务监督提供了便利。